2018-03-12

Organizacja narad i konferencji - o czym warto pamiętać?

Organizacja narad czy konferencji wymaga bardzo dobrego przygotowania. Na tego typu spotkaniach gościmy zazwyczaj osoby reprezentacyjne z firm, które są lub mogą być naszym partnerem biznesowym, dlatego warto zadbać o każdy szczegół. Dowiedz się jak dobrze zorganizować naradę lub konferencję.

Dobry plan drogą do sukcesu

Profesjonalne zorganizowanie narady lub konferencji zależy od dobrego planu. Im bardziej będzie on szczegółowy, tym lepiej zaplanujemy całe spotkanie. Pisząc plan, analizujemy bowiem minuta po minucie, jaki będzie jego przebieg i w ten sposób przewidujemy sytuacje, które mogą nas zaskoczyć lub zostać pominięte. Jeżeli osobiście będziemy uczestniczyć w naradzie czy konferencji, warto rozszerzyć konspekt o własną osobę. Zastanowienie się nad pozycją podczas stania lub siedzenia, w jaki sposób witać przybyłych gości, czy ustalić dobór stroju i kolorystyki do okazji to szczegóły, które zaplanowane i przewidziane, w dniu spotkania, dodadzą pewności siebie.

Jak i kiedy zapraszać uczestników?

Decydując o tym, kiedy i jak zapraszać gości, warto wziąć pod uwagę kilka czynników. Po pierwsze, jeżeli przybyłe osoby powinny przygotować się do spotkania, należy się zastanowić, ile czasu na to potrzebują. Będzie to pierwsza wytyczna decydująca o tym, kiedy wysłać zaproszenia. Kolejny istotny czynnik to sama forma przekazania informacji o spotkaniu. Należy wziąć pod uwagę, czy jest to konferencja dla osób ceniących tradycyjne rozwiązania, czy też poszukujących innowacji. W pierwszym wypadku bardziej odpowiednie wydaje się wysłanie zaproszeń w formie papierowej. Drugi przykład sugerowałby zaprojektowanie oryginalnej informacji o spotkaniu i przesłania jej online.

Zadbaj o każdy szczegół

Większość konferencji czy narad nie może odbyć się bez artykułów biurowych. Organizując takie spotkanie, należy wziąć pod uwagę, czy mamy wystarczającą ilość tablic magnetycznych, flipchartów, markerów czy papierowych bloków – są to naprawdę niezbędne przedmioty, które lepiej mieć w nadmiarze. niż gdyby miałoby ich zabraknąć w trakcie narady. Jeżeli planujemy mobilne stanowiska, warto zadbać o stojaki na laptopy. Przygotowując spotkanie dla firm zewnętrznych, pomyśl o ulotkach promujących własną działalność. Wszelkie materiały reklamowe umieszczone na wygodnych i eleganckich stojakach będą prezentowały się niezwykle profesjonalnie.

Znaczenie wystroju wnętrza

Organizując konferencję czy naradę, weź pod uwagę wystrój wnętrza. Jeżeli na spotkaniu będą omawiane ważne kwestie wymagające dużej koncentracji, zdecyduj się na pomieszczenie z minimalną ilością mebli i kolorów – krótko mówiąc, im mniej bodźców dodatkowych, tym lepiej. Jeżeli spotkanie zaplanowane jest na kilka godzin lub może się przedłużyć, zadbaj o wygodne siedziska, najlepiej z możliwością regulacji wysokości.

Zaplanuj przerwę i poczęstunek

Niezbędnym elementem każdej konferencji czy narady jest przerwa. Jest to czas, który nie tylko daje wytchnienie i pozwala z dystansu przyjrzeć się nowemu zagadnieniu, ale także sprzyja zawieraniu nowych znajomości, które mogą doprowadzić do współpracy. Decydując się na poczęstunek, zadbaj o wysoką jakość produktów oraz ich różnorodność. Pamiętaj także o prostych zasadach funkcjonowania organizmu. Organizując wielogodzinną konferencję lub naradę, która może się przedłużyć, zadbaj, aby nie zabrakło produktów dostarczających magnez. W ten sposób po przerwie uczestnicy spotkania wrócą naprawdę pełni sił.

Podziękuj za przybycie – kilka słów o artykułach reklamowych

Organizując konferencję, warto zadbać o drobne artykuły reklamowe. Notesy czy długopisy z logo firmy zawsze cieszą uczestników. Jeżeli zapraszasz na spotkanie ważnych gości, pomyśl o podziękowaniu im. Eleganckie kosze prezentowe cieszą się aktualnie największą popularnością. Ciekawym pomysłem są również konkursy na zakończenie spotkania. Osoba, która wygra, również powinna otrzymać wartościową nagrodę. Wszystko zależy jednak od charakteru spotkania i budżetu, jakim dysponujemy.

Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką dotyczącą cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce.
Akceptuję (zamknij komunikat)
pixel